موارد
الأسئلة الشائعة حول Jiva: إدخال الطلبات وإدارتها في بوابة الموفر
يستخدم التحالف منصة تسمى جيفا لإدخال وإدارة التصاريح والإحالات عبر الإنترنت. ويشمل ذلك طلبات الإقامة في المستشفى، وخدمات العيادات الخارجية، والإحالات، والأدوية التي يصفها الأطباء، وإدارة الرعاية المحسنة ودعم المجتمع (ECM/CS)، والنقل، والمعدات الطبية المتينة.
المواد التدريبية التالية متاحة لمراجعتك:
- فيديو تدريبي مدته ساعة حول تقديم التفويضات والإحالات
- دورة تدريبية حول بوابة مقدمي خدمات جيفا (الشرائح)
- مقاطع فيديو قصيرة حسب الموضوع بما في ذلك تقديم الطلبات وتعديلها وتوسيع نطاقها.
- مساعدات العمل حسب الموضوع:
- إرفاق مقدمي المساعدة الوظيفية
- مسح قائمة المساعدة في المهام
- أنواع أكواد طلب الخدمة المساعدة الوظيفية
- استكمال طلبات التقديم المعلقة - مساعدة في الوظائف
- إدخال طلب جديد للمساعدة في العمل
- مساعدة وظيفية في تمديد فترة إقامة المريض في المستشفى
- كيفية تقديم طلب الحصول على مساعدة وظيفية
- كيفية تقديم طلب الحصول على مساعدة في الحصول على وظيفة
- كيفية تغيير أو إضافة طلب مساعدة وظيفية
- طلب مساعدة في وظيفة التصوير بالرنين المغناطيسي
- طباعة تصريح (حلقة) مساعدة في العمل
- الرد على طلب المساعدة في الحصول على وظيفة
- عمليات البحث عن مساعدات وظيفية
- SNF/LTC يدخل طلبًا جديدًا للمساعدة في العمل
- عرض طلبات التقديم المقدمة قبل 15 يوليو - المساعدة في التوظيف
- عرض المراسلات المساعدة في الوظائف
ترد أدناه إجابات للأسئلة الشائعة. للحصول على مساعدة إضافية، يُرجى الاطلاع على معلومات الاتصال بالقسم المعني. إذا كنت ترغب في إعداد تدريب فردي لمنشأتك، فتواصل مع ممثل خدمات مقدم الخدمة الخاص بك.
| قسم | معلومات الاتصال |
|---|---|
| إدارة الاستخدام (UM) |
|
| النقل الطبي غير الطارئ (NEMT) |
|
| إدارة الرعاية المحسنة / الدعم المجتمعي |
|
| بوابة المزود |
|
أسئلة عامة
No. It is a single sign-on (SSO) from the Provider Portal. When you are in the Provider Portal, select the Jiva link under Auths and Referrals to access the new platform.
To utilize this service, make sure your existing portal account has the Auth/Referral Search access. For new users, please visit the Provider Portal Account Request Form page, review the agreement and complete the form that is linked in the agreement. You will need to complete the form with some basic registration information. Your account will be created in 5-7 business days and you will be notified by email with login information.
ينطبق هذا التغيير على طلبات التحالف فقط.
يجب عليك الاتصال بخدمات مقدمي الخدمة أو ممثل خدمات مقدمي الخدمة (PSR) على الرقم 831-430-5504. يمكنك أيضًا التواصل مع دعم البوابة على الرقم 831-430-5518.
Yes, the Procedure Code Lookup is available in the Provider Portal. Select the Procedure Code Lookup tool under the التفويضات والإحالات section.
You must have the member’s Subscriber ID to search for them. Other fields such as member name and birthdate are optional. You may also choose My Requests on the dashboard (landing page). To enter the Member Overview (member chart or page), click on the member’s name (hyperlink).
ليس في الوقت الحالي. إنه تحسين نأمل في إجرائه في المستقبل، ولكن في الوقت الحالي، ستحتاج إلى إدخاله يدويًا.
We do not have a report in Jiva. However, providers can search for requests by PCP or non-PCP cases to generate a list of requests associated with their facility.
If you are idle (not actively entering an auth or referral), you will be logged out after 20 minutes.
لا. يرجى استخدام العملية المعتادة في البوابة للتحقق من الأهلية.
تأكد من تحديث لوحة المعلومات الخاصة بك لإظهار التحديثات.
If there is a gap in coverage or eligibility, the Alliance will not cover services. This means that the provider will have to bill the correct entity—possibly Fee-for-Service. Any claims submitted for services when the member is not eligible will be denied.
Yes. Although you can view these on the Jiva platform, you will also receive faxes.
Providers can request extensions for any authorizations through Jiva. However, please note that outpatient services require a new authorization request for an extension.
عمليات البحث
You may search all requests associated with your facility and linked member. Search requests by member’s name will display all requests submitted by the user and associated facility for the member. You can search for a list of requests associated with your facility without entering any search criteria by clicking the يبحث button to display results below. You can also filter your results by choosing عرض المصادقة من Search Request screen. You can filter your search by Non-PCP, Provider Name و Submitted by.
If your facility is a PCP, you can search and populate a list of linked members for your facility by going to قائمة طعام > My Members و Search as PCP Cases. If your facility is a specialist, you will need to choose New Request from the Menu and enter the Subscriber ID to see that member populate. You can click on the Member Name (blue hyperlink) to go to their record (Member Overview أو Nurse's View). On the left of that screen, you will see the member's episodes (authorizations, referrals, requests). There are restrictions to open any pending request, but you can view the Episode Abstract in full detail.
In Jiva, you can search for and see requests (episodes) that have been entered in Jiva since July 15, 2024.
You will be able to see faxed requests in the member history after the business processes them, but it will not show on your dashboard. The dashboard only shows what you submitted through Jiva.
You can add from any of the member links. You can also add a request from the Nurse View (Member Overview). You get to the Member Overview by clicking on the member’s name from any of the lines returned in your search.
Yes. You can search by an authorization number for any authorization attached to your provider when submitting the request. Under قائمة طعام, go to Search Request and enter the authorization number to return a member by authorization number.
تحرير وتعديل وإلغاء الطلبات
You can add notes, documents, diagnosis and providers to a pending request. You may add a note until the episode is closed (reviewed by the Alliance and approved, denied, voided, etc.). If you need to cancel or change a request after submitting it, use note type يلغي أو يتغير with details of change/cancel. The nurse will get an alert that you have added a change or cancel request to the pending request.
After a decision has been made, you will need to create a new request through the portal or submit a Provider Change Request by fax (831-430-5851 for RX-PAD request and 831-430-5850 for all other requests). You can also reach out to follow up on a change at the following contacts:
- Medical authorizations: call 831-430-5506 or email listauthcoordinators@ccahstage.wpengine.com.
- Transportation authorizations: fax 831-430-5850, call 831-430-5640 or email listnemtauths@ccahstage.wpengine.com.
- Pharmacy: call 831-430-5507.
- تصاريح إدارة الرعاية المعززة/دعم المجتمع: البريد الإلكتروني ecmauths@ccahstage.wpengine.com.
You can only make changes to pending authorizations. If the authorization is processed/closed, please submit a new request.
Prior to submitting (when in draft status), you can click on the gear icon next to the pending submission episode and choose Edit episode. At the bottom of the screen, you can choose يمسح. After an episode (request) has been submitted and before a decision has been entered, you can open the episode and add a note with the note type يلغي and enter a note requesting the episode be voided. After a decision is made, you will have to call the Alliance UM line at 831-430-5506 or email listauthcoordinators@ccahstage.wpengine.com.
معظم "التمديدات" عبارة عن طلبات للموافقة على فترة أطول. يجب أن يكون هذا طلبًا جديدًا. يمكن تقديم الطلب الجديد قبل 2-4 أسابيع من انتهاء صلاحية الطلب السابق. تأكد من ملاحظة أنك تطلب البدء في تنفيذه بعد انتهاء صلاحية التفويض الحالي.
ستتلقى إشعارًا بنفس الطريقة التي قدمت بها الطلب. على الرغم من أنك لن تتلقى فاكسًا يؤكد التغيير الذي طلبته عبر مذكرة PCR في Jiva، فستتمكن من رؤية التغييرات التي طلبتها على شاشة الحلقة. بالنسبة لأي PCR عبر الفاكس، ستتلقى تأكيدًا بالفاكس. إذا تم إرسال طلبك عبر البريد الإلكتروني، فستتلقى بريدًا إلكترونيًا للتأكيد.
Providers can fax us for any kind of change request on closed (approved) episodes. ECM/CS providers (HTNS) can also email us.
المسودات المعلقة
You can find your drafts on your dashboard. Click on the bar next to Pending Submissions in the top right widget.
ال Pending Decision tab is personal to each user. Therefore, only the user who submitted the request will be able to view pending decisions on the requests they submitted from the Pending Decision icon.
التراخيص
Yes. Navigate to Nurse View (MCV, Member Overview) by clicking on the member’s name (blue hyperlink). On the left, there is a list of all episodes associated with the member (both open and closed) that have been entered since July 15, 2024.
It is listed on the episode screen and the Episode Abstract (available to print as a PDF). Note that the authorization number in Jiva is not alphanumeric and only consists of numbers.
Click on the gear icon next to the episode and choose Episode Abstract. You can print from this view.
Yes. If a denial letter was faxed to your facility, you can print it (but you won’t be able to print letters that were not sent to you).
From the Member Overviewانقر على expand (X) icon next to the Correspondence widget to open a list of letters. When you find the letter you want to view, click on the gear icon and choose View PDF Letter.
You can also view the letter through the authorization itself. Click the gear icon next to the episode you would like to look at and select Open. Then, use the blue Workflow button in the top left of the screen to go to Correspondence. There will be a list of all letters specific to that authorization. Use the gear icon to print a PDF copy.
It depends on the reason for it being voided. Incorrect submissions are automatic voids with no delay. Requests that are missing information will get an Incomplete Notice and will be voided if we don’t receive the information within 24 hours of requesting it.
Newborns may be eligible under their own ID when Medi-Cal eligibility is granted through the Newborn Gateway program. Newborns enrolled under Newborn Gateway are covered under State FFS Medi-Cal for their month of birth. Eligibility for this program should be verified using the DHCS Provider Portal. For more information, please visit the DHCS صفحة بوابة المواليد الجدد.
Newborns who are not covered under their own ID through the Newborn Gateway program will follow the current newborn coverage, where newborns are covered under the mom's ID for the month of birth and up to the second month of birth. Outpatient and Inpatient Pre services would require a TAR form under the mom's ID, which must indicate “baby using mom's ID; baby name, DOB.” For an IP Post (admits), the face sheet, under the mom's ID, must indicate “baby using mom's ID; baby name, DOB.”
وقت التنفيذ والموافقات التلقائية
For routine requests, the turnaround time is 5 days or less. Urgent requests have a 72-hour turnaround time. Post-service/retro requests have up to 30 calendar days. Certain requests are immediately approved based on criteria approval. Some requests may be delayed if more information is requested.
هذه قائمة طويلة وقد تتغير. وأكثرها شيوعًا هي الإحالات المحلية (الاستشارات/المتابعات) وطلبات إدارة المحتوى الإلكتروني.
ربط مقدمي الخدمة
No. You will need to select your provider as the requesting provider when attaching providers. The PCP Referral option should only be used when the PCP’s office is submitting a Local Referral (consults/follow ups).
You cannot search by specialty. You must search by facility or practice name. In the Provider Contact Information section, you will be asked to enter the servicing provider's name.
عند إرفاق مقدمي الخدمة، ابحث عن المستشفى تمامًا كما بحثت عن الطبيب وقم بإرفاقه كمقدم الخدمة.
يؤدي إرفاق ملف واحد فقط إلى إرفاق هذا المزود فقط. يتعين عليك إعادة فتح شاشة البحث لإضافة المزود الثاني. أفضل ممارسة هي استخدام مرفقات متعددة دائمًا.
If you are attaching a provider, you can use NPI #, provider # or facility name. However, you can only search by the facility or practice level (billing) NPI.
The “treating practitioner” refers to either the referring practitioner or the servicing practitioner. If you don’t know the servicing practitioner, you can enter the specific name of the referring practitioner instead, or you can enter “not yet known” or “n/a” for provider’s name in the provider contact section if the request is not from a clinician.
You need to enter the practice or facility name. You cannot search by individual provider. You can add the specific provider and location in the dedicated required field. The exception is if providers have/own their own practice, you can search for them when attaching providers.
اتصل بممثل خدمات مقدم الخدمة (PSR) الخاص بك.
You should only be selecting one requesting and one servicing provider. The Multiple Attach option is so that you can select a requesting and a servicing provider.
نعم، ولكن سيتعين عليك النقر فوق "إرفاق متعدد" مرتين وتأكد من وضع علامة على أحدهما كطلب والآخر كخدمة.
إرسال الطلبات
يعني مصطلح المريض الداخلي أن العضو موجود في منشأة مثل المستشفى أو منشأة التمريض المتخصص أو الرعاية طويلة الأجل وما إلى ذلك. كل شيء آخر هو مريض خارجي - الاستشارات/المتابعة والإجراءات والأشعة السينية وECM/CS وPAD وما إلى ذلك.
ال نوع الكود is required due to Jiva configurations that cannot be changed. The common code types include HCPC, سي بي تي أو CUS (for Custom). HCPC codes are alphanumeric, starting with a letter followed by numbers, such as G0181 for Home Health. سي بي تي codes are fully numeric codes, such as 33016 for heart surgery. If it is a CUS code type, you will need to enter the first few letters of the code to get dropdown choices. Custom codes include Acupuncture (ACUVISITS); Dental Anesthesia (DENTALANESTHI); MRI; الإحالات (يخدع to bring up choice of Consultor Consult with Follow-up Visit; فول to bring up Follow-Up Visit only); Palliative Care (PLTVCR); ECM (ECM01, ECM02) و CS (CS01 – CS08).
نعم.
PCP Referral أو Specialist to Specialist Referral choices are only for requests for referrals (Office Visits), not for OP Services. If you have selected the Reason for Request خدمات OP and the Service Type الإحالة when entering the specific service, then you will get an error because the selections are contradictory.
You have to manually enter your phone and fax number. You can use your own information if that is the correct information for us to contact.
نعم، من القائمة المنسدلة "إضافة طلب"، اختر العيادات الخارجية. ثم، في القائمة المنسدلة "سبب الطلب"، اختر صيدلية OP. يختار الأدوية التي يديرها الطبيب RX في القائمة المنسدلة "نوع الخدمة" وأدخل رمز الخدمة كالمعتاد. استمر في إدخال الأدوية الأخرى من خلال Medi-Cal Rx.
When entering new requests for DME from the Add Request dropdown, choose العيادات الخارجية. ثم، في القائمة المنسدلة "سبب الطلب"، اختر خدمات OP. In the Service Type dropdown, choose the appropriate DME selection (DME-Equipment, DME-Medical Supplies, DME-Orthotics, DME-Prosthetics). The code type and the service codes remain the same. DME codes are almost always HCPC codes.
نعم. عند إدخال طلبات جديدة لخدمات ECM/CS من القائمة المنسدلة "إضافة طلب"، اختر العيادات الخارجية. ثم، في القائمة المنسدلة "سبب الطلب"، اختر إدارة المحتوى في المؤسسة أو إي سي إم سي إس. In the Service Type dropdown, choose إدارة الرعاية المحسنة (ECM) أو يدعم المجتمع. The code type is CUS (للمخصص) وتبقى رموز الخدمة ECM01 و ECM02 for ECM and CS01 – CS08 for CS. For the Medically Tailored Meals community support, use the code type HCPC and the codes S5170 أو S9977 و S9740.
في حقل طلب الخدمة/التخصص/الدواء.
J codes are HCPC codes. You enter them in the same place but change the Code Type to HCPC.
When completing the request, there is a dropdown to answer سبب الطلب. Or, you can add details in the notes at the bottom of the page.
من الضروري أن يكون لديك تشخيص واحد على الأقل. يمكنك إدخال العدد الذي تريده من التشخيصات.
You can only attach one document when submitting a new request. However, additional documents can be added immediately after submitting the request. Click on the Episode Type (IP or OP) to return to the episode screen. On the right side, click إضافة مستند and you may add additional documents. There is no size limitation when attaching documents.
Yes, as long as the Alliance has not yet closed (made our determination on) the authorization and if the request was linked to your providers when the request was entered. From the Search Request screen, choose رقم المصادقة and enter the authorization number. Open the episode using the gear (action) icon and Choose إضافة مستند من قسم المستندات على الجانب الأيمن من الشاشة.
Enter the first modifier in the service request screen in the معدِّل field and add other modifiers in the notes section.
The Alliance does not need to know this. Use the CUS custom MRI codes to select a range of codes so that contrast can be used or not used as needed per the provider.
يستخدم Outpatient Request, Reason = خدمات OP, Service Type = Diagnostic, Service Code Type = CUS, Code = type in MRI and choose from dropdown list. Only use PCP Referral for office visit requests (consults and follow ups) coming from the PCP.
If consults/follow-ups/office visits are for pathology only, then it’s a referral. If it’s actual procedures with CPT/HCPC codes, then it’s an authorization request and should use the Reason for Request خدمات OP.
عند إدخال طلب، يكون السؤال الأول عبارة عن قائمة منسدلة تتضمن خدمة ما بعد البيع كخيار.
If it is a request type that gets auto-approved, then it should be auto-approved regardless of being a retro request.
لا، ولكن سنة واحدة هي المعيار. إذا كانت المدة أكبر من سنة واحدة، فيجب تبرير سبب التأخير. وإلا، فسيتم رفض الطلب لأنه مر عليه أكثر من سنة منذ تقديم الخدمات.
تتطلب جميع طلبات الاسترداد تقديم الوثائق ذات الصلة، وهو نفس المعيار المتبع في طلبات ما قبل الخدمة. نحتاج إلى الوثائق لتحديد ما إذا كانت تلبي الضرورة الطبية.
Reason = خدمات OP, Service Type = علاجات إعادة التأهيل, Code Type = سي بي تي, Code (enter CPT code). All other steps should be identical to any other request.
Once the request is submitted and a decision is made (approved or denied), the status will change to closed. In this case, your request met “auto-approval” requirements and was immediately approved and therefore closed.
الإحالات
لا. عند إدخال إحالة، يكون نوع الكود هو CUS (للعرف). بعد الكتابة في يخدع, you will have the option to choose Consultation Visit أو Consultation with Follow-up Visits. Typing in فول سيسمح لك باختيار زيارات المتابعة فقط.
تفضل التحالف أن يستخدم جميع مقدمي الخدمات البوابة الإلكترونية إذا كان لديهم إمكانية الوصول إليها. ورغم أننا نقبل الفاكسات، إلا أن معالجتها تستغرق وقتًا أطول، مما يمنعنا من أتمتة أي عمليات. يجب عليك التواصل مع مقدم الخدمة لمعرفة من يمكنه الاطلاع عليها قبل تقديم طلب الإحالة.
You choose a نوع الكود (this is new) and it will be سي بي تي, HCPC أو CUS (for custom) depending on the type of service request. If the option was just “follow-up” before, then use the CUS code FOLLOWUP.
It depends on the specific lab services needed. If the lab request does not require authorization and only requires a referral, then the CUS code for the referral will encompass those services. If the specific lab services require authorization, then the CUS referral will not encompass that lab. In this case, providers should submit a separate authorization from the referral using the Reason for Request خدمات OP and the Service Type Diagnostic, then whichever code is relevant to the labs being requested.
This is not preferred, as it can create duplicative services or delay care. You can if necessary, but there's a high likelihood that we will deny one of them or delay the review because we must ask why there are two.
Yes. Choose Outpatient Request. Under Reason for Request, choose PCP Referral (for request from PCP), Specialist-to-Specialist Referral (for request from specialist) or OON Referral (for a referral to an out of network specialist). In Service Type, choose الإحالة. For Service Code Type, choose CUS. In Service Code field, type in يخدع and choose either Consultative Visit أو Consultative and follow-up visits.
This is an Outpatient Request. Under Reason for Request, choose Specialist-to-Specialist Referral. The Service Type is الإحالة and the Code Type is CUS. In the Code field, type فول and choose follow-up visits. In Notes, choose the note type Web Note and enter a note requesting continuing care.
Radiology office visits and radiology procedures that do not require authorization are covered under the referral, but radiology procedures that require authorization are not. Procedures and diagnostic tests are entered under خدمات OP, not referrals.
The PCP should submit the initial request. The specialist should submit a request for ongoing visits using the Specialist-to-Specialist option under Reason for Request.
To request a referral, use PCP Referral (consults/follow up visits). Any other types of services are OP Services. If you are requesting an authorization for an OP service, choose خدمات OP.
No. Choose Code Type CUS. Under Code, type in يخدع and choose the appropriate Consult code.
Yes, a specialty office can request a retro RAF through Jiva.
You can submit a referral choosing Specialist-to-Specialist from the Reason for Request dropdown.
You can submit the referral. If you are submitting a request, always attach your provider as the requesting provider. You should never select a different provider as the requesting provider. The servicing provider can be you or another provider.
مقابل
From the Add Request dropdown, choose العيادات الخارجية. Then, in the Reason for Request dropdown, choose صيدلية OP. Choose الأدوية التي يديرها الطبيب RX in the Service Type dropdown and enter the service code as usual. Continue to enter other medication through Medi-Cal Rx.
Create an Outpatient Request. Under Reason for Request, select خدمات OP. Under Service Type, choose Procedure. For Code Type, select HCPC and enter the HCPC code.
Under the Service/Specialty Drug Request section, choose Service Code Type HCPC and enter the J code in the Code field. After entering dates and request numbers, click on the blue ADD button. You may repeat the process with additional J codes.
إدارة المحتوى الإلكتروني/خدمة العملاء
For ECM, the requested number is 12. The start date and end date are today. If you choose ECM02, the end date will self-correct to 12 months on the authorization.
يختار Post-Service in the first dropdown option and select the appropriate Population of Focus in the Population of Focus question. Note that a request is only Post-Service if all services have been completed at the time of the authorization request. If you are asking for a past start date of service but still have future service to provide, this is still considered Pre-Service.
ECM authorizations are auto approved, and you can print the Episode Abstract.
ECM01 does not require authorization and ECM02 is auto approved.
اتصل بخدمات المزود
| عام | 831-430-5504 |
| المطالبات أسئلة الفواتير، حالة المطالبات، معلومات المطالبات العامة |
831-430-5503 |
| التراخيص معلومات الترخيص العامة أو الأسئلة |
831-430-5506 |
| حالة التفويض التحقق من حالة التفويضات المقدمة |
831-430-5511 |
| مقابل التراخيص والمعلومات الصيدلية العامة أو الأسئلة |
831-430-5507 |
موارد الموفر
آخر أخبار المزود
ملخص مقدم الخدمة | العدد 68
مراجعة التحديثات التشريعية
تمت إضافة تدابير جديدة إلى أداة إرسال البيانات
ملخص مقدم الخدمة | العدد 67
يتعاون التحالف مع Sprinter Health
اتصل بنا | الرقم المجاني: 800-700-3874